ASSISTENTE ADMINISTRATIVO DE FACILITIES

Prestar suporte administrativo e operacional à gestão de Facilities, contribuindo para o bom funcionamento da infraestrutura, o acompanhamento de fornecedores e contratos, a organização de insumos, o controle de chamados de manutenção e a atualização de informações administrativas e financeiras. A posição também oferece apoio às demandas de mobilização de equipes, incluindo o acompanhamento de documentos e recursos necessários. Busca-se profissional organizado, proativo, atento aos detalhes e capaz de acompanhar demandas simultâneas, prazos e prestadores de serviços.

Gestão de fornecedores e contratos

·         Acompanhar a rotina de prestadores de serviços terceirizados, incluindo limpeza, portaria, recepção, jardinagem, segurança e manutenção predial.

·         Apoiar a fiscalização do cumprimento de contratos e acordos de nível de serviço (SLAs), sinalizando desvios e necessidades de ajuste.

·         Auxiliar em cotações, homologação/cadastro de fornecedores e inserção de pedidos de compra ou notas fiscais em sistemas de gestão, como SAP ou outros ERPs.

Manutenção predial e infraestrutura

·         Abrir, acompanhar e direcionar chamados de manutenção preventiva e corretiva, incluindo demandas elétricas, hidráulicas, civis e de ar-condicionado.

·         Realizar vistorias e rondas periódicas nas instalações para identificar anomalias, riscos ou necessidades de reparo e encaminhá-los aos responsáveis.

·         Apoiar a montagem, desmontagem e realocação de mobiliários e equipamentos conforme a necessidade da operação.

Controle de insumos e estoques

·         Acompanhar e controlar os estoques de materiais de escritório, copa, higiene e EPIs, contribuindo para a reposição adequada e evitando rupturas ou desabastecimento.

·         Registrar entradas, saídas e necessidades de reposição, mantendo os controles atualizados.

Rotinas administrativas e financeiras

·         Controlar planilhas, indicadores, relatórios de gastos e inventários de patrimônio da empresa.

·         Conferir faturas, boletos e notas fiscais relacionados aos serviços de Facilities e apoiar o Financeiro no encaminhamento e acompanhamento dos pagamentos.

·         Manter interface com a administração do condomínio e, quando aplicável, com órgãos reguladores para tratar de demandas administrativas e documentais.

·         Organizar documentos, registros, comprovantes e informações da área, garantindo fácil consulta e rastreabilidade.

Apoio às mobilizações

·         Prestar apoio administrativo às demandas de mobilização de colaboradores e equipes, conforme orientação da área responsável.

·         Auxiliar na solicitação, conferência e organização de documentos necessários às mobilizações, incluindo ASOs, certificados de treinamentos, NRs e requisitos de acesso a clientes, conforme aplicável.

·         Atualizar controles de pendências e prazos e comunicar à área responsável documentos faltantes, inconsistências ou riscos de atraso.

·         Apoiar, quando necessário, a organização de hospedagens, insumos, EPIs e outros recursos para as equipes mobilizadas.

Experiência em rotinas administrativas, Facilities, infraestrutura, controle de fornecedores ou atividades correlatas. É importante ter familiaridade com planilhas, controles, acompanhamento de chamados e prazos, conferência de documentos fiscais e contato com prestadores de serviços.

·         Acompanhamento de prestadores terceirizados e verificação da execução das atividades contratadas.

·         Apoio ao controle de contratos, SLAs, cotações, homologação de fornecedores e pedidos de compra.

·         Abertura e acompanhamento de chamados de manutenção predial preventiva e corretiva.

·         Controle de estoque de materiais de escritório, copa, higiene e EPIs.

·         Atualização de planilhas, relatórios de gastos, indicadores e inventários patrimoniais.

·         Conferência de faturas, boletos e notas fiscais de serviços.

·         Conhecimento básico ou intermediário de Excel e pacote Office; familiaridade com SAP ou outros ERPs será diferencial.

·         Comunicação com fornecedores, áreas internas, administração de condomínio e clientes.

·         Noções de documentação para mobilização, ASOs, treinamentos, NRs e requisitos de acesso a clientes são desejáveis.